Onboarding-Prozess für neu eingestellte Mitarbeiter
Onboarding ist der Prozess, der neuen Mitarbeitern Ihres Unternehmens hilft, sich so schnell wie möglich an die sozialen und leistungsbezogenen Aspekte ihrer Arbeit zu gewöhnen.
In der Anfangsphase sind die Personalabteilung und die Schulungsmitarbeiter stark involviert, in den späteren Phasen sind die Mentoren der Arbeitsbereiche und die direkten Vorgesetzten involviert.
Table of Contents
Was ist der Onboarding-Prozess?
Vorteile der Verwendung eines Onboarding-Prozessablaufs
Verwenden Sie den 5-stufigen Prozessablauf für das Onboarding
Erstellen Sie eine Zeitleiste für den Onboarding-Prozess
Multilinguales Onboarding mit MONA
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Der Aufbau eines strategischen Einarbeitungsprozesses für neue Mitarbeiter verbessert die Mitarbeiterbindung über das erste Jahr hinaus und steigert die Leistung der Mitarbeiter. Durch die Entwicklung eines Onboarding-Prozesses werden Ihre neuen Mitarbeiter nicht nur mit der Unternehmenskultur, ihren Aufgaben und ihren Kollegen vertraut gemacht, sondern sie fühlen sich auch willkommen, was sich positiv auf Ihr Betriebsergebnis auswirkt.
Unternehmen mit einem standardisierten Onboarding-Prozess verzeichnen eine höhere Produktivität bei Neueinstellungen und haben eine höhere Wahrscheinlichkeit, ihre Mitarbeiter länger zu halten. Da das Ersetzen eines Mitarbeiters mit Kosten verbunden ist, ist es für Sie und Ihr Unternehmen besser, wenn Sie diese gut ausgebildeten Mitarbeiter länger an ihr Unternehmen binden können.
Was ist der Onboarding-Prozess?
Ein Onboarding-Prozess dient dazu, neue Mitarbeiter so schnell wie möglich an die sozialen und leistungsbezogenen Aspekte ihrer Arbeit zu gewöhnen. Teile des Onboarding-Prozesses können so einfach sein wie die Einführung neuer Mitarbeiter an ihre Kollegen und so komplex wie eine ausführliche Schulung zu Unternehmenssoftware und -verfahren.
Für einen erfolgreichen Onboarding-Prozess sollten Sie folgende Punkte berücksichtigen:
Einhaltung der Vorschriften: Vermittlung der grundlegenden Regeln, Vorschriften und Richtlinien, die Ihr Unternehmen ausmachen.
Klärung: Aufklärung der neuen Mitarbeiter über ihre Aufgaben und Leistungserwartungen.
Verbindung: Unterstützung der neuen Mitarbeiter beim Aufbau zwischenmenschlicher und abteilungsübergreifender Beziehungen in Ihrem Unternehmen.
Kultur: Beratung neuer Mitarbeiter über formelle und informelle organisatorische Normen, z. B. die Kleiderordnung des Unternehmens.
Vorteile der Verwendung eines Onboarding-Prozessablaufs
Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter in eine bestehende Unternehmensstruktur kann schwierig sein. Deshalb empfehlen wir, einen Onboarding-Prozess mit klar definierten Rollen für die Personalabteilung, Mentoren, Manager und neue Mitarbeiter zu entwickeln.
Wenn Sie den Ablauf des Onboarding-Prozesses im Vorfeld dokumentieren, kann Ihr Unternehmen die Fähigkeit jedes neuen Mitarbeiters verbessern, sich schnell in seine Rolle einzufinden, sein Wohlbefinden zu steigern und seine Entscheidung für Ihr Unternehmen zu bekräftigen, was zu einer höheren Mitarbeiterbindung und einer besseren langfristigen Leistung sowohl für den Mitarbeiter als auch für das Unternehmen führt.
Die Visualisierung Ihres Einarbeitungsprozesses mit einem Flussdiagramm oder einer Zeitleiste vermittelt neuen Mitarbeitern ein leicht verständliches Bild ihres ersten Jahres in Ihrem Unternehmen, verbessert ihre Einarbeitungszeit, steigert ihre Leistung und legt ihren Feedback- und Beurteilungsprozess fest.
Verwenden Sie den 5-stufigen Prozessablauf für das Onboarding
Hierbei wird der Onboarding-Prozess in Phasen unterteilt. In der Regel sind die Personalabteilung und die Schulungsmitarbeiter in den Anfangsphasen stark involviert, während die Mentoren für die jeweilige Funktion und die direkten Vorgesetzten in den späteren Phasen stärker eingebunden werden.
Vorbereitung
Die Vorbereitungsphase des Onboarding erstreckt sich im Allgemeinen von der Phase vor der Ankunft bis etwa zum ersten Monat der Beschäftigung des neuen Mitarbeiters. Diese Phase des Onboarding-Prozesses umfasst ebenfalls den Papierkram vor der Ankunft des neuen Mitarbeiters, eine formelle Einführung in die Unternehmensrichtlinien und -verfahren sowie eine informelle Einführung in die Unternehmenskultur durch das Umfeld des Mitarbeiters.
Orientierung
Die Orientierungsphase des Onboarding-Prozesses findet normalerweise am ersten Arbeitstag oder in der ersten Arbeitswoche des Mitarbeiters statt. Diese Phase umfasst einen Großteil des Onboarding-Prozesses der Personalabteilung:
Ausfüllen der Steuerformulare
Einführung in die Unternehmenswerte und -kultur
Kennenlernen und Anmeldung zu den Unternehmensleistungen
Einweisung des Mitarbeiters in seinen Arbeitsplatz
Besprechung von Sicherheits-, Gesundheits- und anderen Unternehmensrichtlinien
Schulung des Mitarbeiters in Bezug auf spezifische Software oder Verfahren, die für seine Tätigkeit erforderlich sind
Integration
Für die Integrationsphase des Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeiter gibt es keinen festen Zeitrahmen, aber sie erstreckt sich in der Regel über die ersten 6 bis 12 Monate der Tätigkeit des Mitarbeiters in Ihrem Unternehmen. In dieser Phase baut der Mitarbeiter seine Arbeit langsam auf, indem er von anderen Mitarbeitern mit ähnlichen Aufgaben betreut wird.
Engagement
Die Phase des Engagements erstreckt sich auch über das erste Jahr der Tätigkeit des Mitarbeiters. In dieser Phase geht es um persönliche Beziehungen innerhalb des Teams des Mitarbeiters, seines Vorgesetzten und/oder seiner direkten Untergebenen sowie der Mitglieder funktionsübergreifender Teams.
Nachbereitung
In der Follow-up-Phase des Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeiter sollten Sie die Leistung des Mitarbeiters und seine Integration in das Team bewerten. Manche Unternehmen machen dies bereits nach 90 Tagen, manche erst nach sechs Monaten und manche nach einem Jahr. Die Personalabteilung oder der Vorgesetzte des neuen Mitarbeiters trifft sich mit ihm, um zu besprechen, ob er bestimmte Leistungskennzahlen erreicht und um zu bewerten, wie der Mitarbeiter ins Team eingegliedert wurde. Diese Onboarding-Phase ermöglicht es Ihrem Unternehmen auch, die Wirksamkeit des Onboarding-Programms selbst zu messen.
Möchten Sie was zum Thema Personal erfahren? Lesen Sie unseren Beitrag zum Personalfragebogen.
Erstellen Sie eine Zeitleiste für den Onboarding-Prozess
Eine andere Art von Onboarding-Prozessablauf verwendet eine Zeitleiste, die vor dem Startdatum des Mitarbeiters - direkt nach der Einstellung - beginnt und sich durch das erste Jahr der Beschäftigung zieht. Der Ablauf des Onboarding-Prozesses umfasst Aufgaben im Zusammenhang mit dem Zeitplan und den Aufgaben des neuen Mitarbeiters, der Sozialisierung, der Schulung, der Entwicklung und der Arbeitsumgebung, die von der Personalabteilung, dem Schulungspersonal, den Mentoren, den einstellenden Managern und den Mitarbeitern selbst durchgeführt werden.
Die Ankunft eines neuen Mitarbeiters vor der Einstellung
Sobald der Mitarbeiter eingestellt ist, bestätigen Sie mit ihm das Anfangsdatum und beginnen mit den Vorbereitungen für seine Ankunft. In dieser Phase ist es wichtig, dem Mitarbeiter alle Informationen zukommen zu lassen, die er für seinen ersten Arbeitstag benötigt, z. B. die erforderlichen Ausweise oder Papiere, die er im Voraus ausfüllen kann und die Kleiderordnung des Büros. Die Personalabteilung bereitet sich auf die Ankunft des Mitarbeiters vor, indem sie den Papierkram für die Sozialleistungen und die Gehaltsabrechnung vorbereitet, das Schulungspersonal bereitet sich auf die Einarbeitung des neuen Mitarbeiters und die Schulung zu seinen Aufgaben vor, und die Führungskräfte bereiten sich auf die ersten Aufgaben des Mitarbeiters vor. Falls erforderlich, sollten Sie die IT-Abteilung einschalten, um den Arbeitsplatz des neuen Mitarbeiters einzurichten.
Der erste Tag des Mitarbeiters
Die nächste Phase des Onboarding-Prozesses beginnt am ersten Tag des Mitarbeiters. Begrüßen Sie den neuen Mitarbeiter und führen Sie ihn in den Orientierungsraum, wo er alle erforderlichen Unterlagen ausfüllen wird. Es ist wichtig, den Mitarbeiter an seinem Arbeitsplatz einzurichten, ihn in die Programme einzuweisen, mit denen er kommunizieren muss, ihm seinen Zeitplan für die erste Woche mitzuteilen und ihn zu allen erforderlichen Besprechungen einzuladen. Stellen Sie den Mitarbeiter seinen Kollegen vor - ein gemeinsames Mittagessen ist der perfekte Ort, um dies in einer entspannten, geselligen Atmosphäre zu tun. Geben Sie dem Mitarbeiter ggf. seine erste Aufgabe und lassen Sie ihn arbeiten.
Die erste Woche des Mitarbeiters
Helfen Sie dem neuen Mitarbeiter in der ersten Woche, zur richtigen Zeit und am richtigen Ort zu den Besprechungen zu kommen und geben Sie ihm kleine Aufgaben, die erreichbar und messbar sind, damit er sich einarbeiten kann. Während der Einarbeitung neuer Mitarbeiter sollten Mentoren und/oder Manager in der Nähe des Mitarbeiters bleiben, um sicherzustellen, dass dieser sich in seiner neuen Rolle willkommen und wohl fühlt.
Der erste Monat des Mitarbeiters
Arbeiten Sie während des ersten Monats der Eingliederung weiter mit dem Mitarbeiter zusammen, um ihn zu integrieren, indem Sie ihm immer größere Aufgaben übertragen und ihn mit weiteren Mitarbeitern im Unternehmen bekannt machen. Planen Sie regelmäßige Einzelgespräche, um die Leistung des Mitarbeiters zu bewerten und sicherzustellen, dass er sich wohl fühlt.
Die ersten 90 Tage des Mitarbeiters
Nach 90 Tagen empfiehlt es sich, die Leistung des Mitarbeiters zu überprüfen und seine Meinung über das Arbeitsumfeld zu erfahren. Machen Sie den Mitarbeiter weiterhin mit den verschiedenen Aspekten des Unternehmens bekannt, auch außerhalb seiner Funktion, und beziehen Sie ihn in formelle und informelle Veranstaltungen des Unternehmens ein, um ihm die Unternehmenskultur näher zu bringen.
Die ersten sechs Monate des Mitarbeiters
Vorgesetzte und/oder Mentoren sollten gemeinsam mit dem neuen Mitarbeiter eine sechsmonatige Leistungsbeurteilung durchführen, um nicht nur die Aufgaben des Mitarbeiters, sondern auch den Erfolg des Einarbeitungsprozesses für neue Mitarbeiter zu bewerten. Zu diesem Zeitpunkt sollte der Mitarbeiter vollständig in den Arbeitsablauf des Teams und in die Unternehmenskultur integriert sein.
Das erste Jahr des Mitarbeiters
Teile des Onboarding-Prozesses für den Rest des ersten Jahres bauen auf dem Fundament dessen auf, was zuvor geschehen ist. Mit zunehmender Eingewöhnung sollte der Mitarbeiter ermutigt werden, sich verstärkt an Unternehmensausschüssen und funktionsübergreifenden Teams zu beteiligen und zur Unternehmenskultur beizutragen. Das Ende des ersten Jahres eines Mitarbeiters ist ein idealer Zeitpunkt für eine Leistungsbeurteilung - und wenn Sie sehen, dass Ihr Mitarbeiter sowohl individuell als auch als Mitglied des größeren Teams gute Leistungen erbringt, wissen Sie, dass Ihr Onboarding-Prozess erfolgreich gewesen ist.
Multilinguales Onboarding mit MONA
Mit unserer Plattform MONA können Sie neben der multilingualen Rekrutierung auch ein multilinguales Onboarding durchführen. Somit haben Sie immer eine passende Mitarbeiterin, die bis zu 56 verschiedene Sprachen mächtig ist.
Erstellen Sie Ihren Onboarding Zeitplan in unsere MONA Plattform. Unsere KI wird sich automatisch und autonom um die Einarbeitung Ihres Mitarbeiters kümmern, egal auf welcher Sprache. Somit können Sie auch nicht deutschsprachiges Personal anwerben und einarbeiten. Ihre Anwerber können vorhandene Fragen ganz bequem auf ihrer jeweiligen Muttersprache mit unserer MONA klären.
Sollten Sie fragen zu unserer MONA haben oder wissen möchten, wie Sie sie am besten für Ihr Unternehmen anwenden können, dann melden Sie sich hier.
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