Arbeitsbescheinigung: Vollständiger Leitfaden inkl. Vorlage

Die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses bringt neben emotionalen und organisatorischen Veränderungen auch eine Reihe bürokratischer Verpflichtungen mit sich. Eines der wichtigsten Dokumente in diesem Prozess ist die Arbeitsbescheinigung gemäß § 312 Drittes Buch Sozialgesetzbuch (SGB III). In diesem Leitfaden erfahren Sie alles über die rechtlichen Hintergründe, Fristen und digitalen Verfahrensweisen.

Was ist eine Arbeitsbescheinigung?

Die Arbeitsbescheinigung ist ein standardisiertes Dokument, das der Arbeitgeber bei Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses ausstellen muss. Sie dient der Bundesagentur für Arbeit als essenzielle Entscheidungsgrundlage für die Berechnung und Bewilligung des Arbeitslosengeldes (ALG I).

Im Gegensatz zu einem Arbeitszeugnis enthält die Arbeitsbescheinigung keine qualitativen Bewertungen über die Leistung oder das Verhalten des Mitarbeiters. Stattdessen werden rein faktische Daten erhoben:

• Art der Tätigkeit

• Beginn und Ende der Beschäftigung

• Grund für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses

• Wöchentliche Arbeitszeit

• Höhe des erzielten Arbeitsentgelts und beitragspflichtige Brutto-Bezüge der letzten Monate

Diese Daten sind notwendig, um die Anwartschaftszeit zu prüfen und die Höhe der Entgeltersatzleistung präzise festzulegen.

Das Formular für die Arbeitsbescheinigung vom Arbeitsamt

Die Bundesagentur für Arbeit stellt ein offizielles Formular zur Verfügung, das sicherstellt, dass alle für die Berechnung des Arbeitslosengeldes relevanten Informationen lückenlos erfasst werden. Da die manuelle Bearbeitung zunehmend durch digitale Prozesse ersetzt wird, ist das Formular streng strukturiert.

Wichtige Abschnitte des Formulars umfassen:

• Persönliche Daten: Name, Anschrift und Versicherungsnummer des Arbeitnehmers.

• Angaben zum Beschäftigungsverhältnis: Hier wird genau aufgeschlüsselt, ob es sich um eine versicherungspflichtige Beschäftigung handelte.

• Beendigungsgrund: Wurde gekündigt (durch wen?), gab es einen Aufhebungsvertrag oder war der Vertrag befristet? Dies ist entscheidend für eine eventuelle Sperrzeit.

• Verdienstbescheinigung: Eine detaillierte Aufstellung des Bruttoarbeitsentgelts der letzten 12 Monate (bzw. des Bemessungszeitraums).

Wird die Arbeitsbescheinigung auf Papier oder online ausgestellt?

Seit dem 1. Januar 2023 ist ein bedeutender digitaler Wandel eingetreten. Für Arbeitgeber ist die elektronische Übermittlung (BEA-Verfahren) der Arbeitsbescheinigung verpflichtend geworden.

Das BEA-Verfahren (Bescheinigungen Elektronisch Annehmen)

Unternehmen müssen die Daten direkt aus ihrer Entgeltabrechnungssoftware oder über die Ausfüllhilfe „sv.net“ (bzw. das Nachfolgemodell SV-Meldeportal) an die Bundesagentur für Arbeit senden.

• Papierform: Ist nur noch in sehr seltenen Ausnahmefällen zulässig, etwa wenn der Arbeitgeber über keine EDV-gestützte Abrechnung verfügt.

• Widerspruchsrecht: Arbeitnehmer können der elektronischen Übermittlung seit 2023 nicht mehr widersprechen. Der Datenschutz wird durch verschlüsselte Übertragungswege gewährleistet.

Wann und in welcher Form wird eine Arbeitsbescheinigung beantragt?

Grundsätzlich muss der Arbeitgeber die Bescheinigung unaufgefordert bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausstellen. In der Praxis erfolgt dies meist mit der letzten Lohnabrechnung.

• Antragstellung durch Arbeitnehmer: Es empfiehlt sich, den Arbeitgeber bereits mit der Kündigung oder kurz vor dem Ausscheiden schriftlich an die Ausstellung zu erinnern.

• Form: Da die Übermittlung via BEA erfolgt, erhält der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber lediglich einen Ausdruck der übermittelten Daten (die sogenannte „Durchschrift für den Arbeitnehmer“) zur Information.

  
  

Welche Abgabefristen müssen Arbeitgeber beachten?

Das Gesetz schreibt vor, dass die Arbeitsbescheinigung zum Zeitpunkt der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses ausgehändigt bzw. übermittelt werden muss.

• Unverzüglichkeit: Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Bescheinigung so zeitnah auszustellen, dass dem Arbeitnehmer keine Verzögerungen beim Bezug von Sozialleistungen entstehen.

• Spätester Zeitpunkt: In der Regel gilt der Tag, an dem das Arbeitsverhältnis rechtlich endet, als Stichtag für die Bereitstellung der Daten. Verzögerungen können Schadensersatzansprüche des Arbeitnehmers auslösen, falls das Arbeitslosengeld dadurch verspätet ausgezahlt wird.

  
  

Sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitsbescheinigung auszustellen?

Die Abgabe der Arbeitsbescheinigung ist für Arbeitgeber verpflichtend, unter einer Voraussetzung: Mitarbeitende oder das Arbeitsamt verlangen danach. Bis Ende 2015 mussten Arbeitgeber die Bescheinigung unaufgefordert erstellen, allerdings wurde diese Vorschrift abgeschafft.

Wechseln Arbeitnehmende direkt in einen neuen Job und beantragen kein Arbeitslosengeld, ist eine Arbeitsbescheinigung überflüssig. Allerdings: Es kann sein, dass der alte Arbeitgeber nachträglich die Bescheinigung ausstellen muss, wenn die Mitarbeitenden später doch arbeitslos werden. Um über das Arbeitslosengeld zu entscheiden, berücksichtigt die Arbeitsagentur alle Arbeitsverhältnisse innerhalb der vergangenen 12 Monate, nicht nur das letzte.

Es gibt keinen Grund, der Arbeitgeber berechtigen würde, die Bescheinigung zu verweigern oder zu verzögern: Weder die Kündigungsgründe spielen eine Rolle, noch anhängige Kündigungsschutzklagen oder irgendwelche Ansprüche des Arbeitgebers gegenüber Mitarbeitenden.

Weigern sich Arbeitgeber dennoch, eine Arbeitsbescheinigung auszustellen darf die Arbeitsagentur nach § 404 SGB III ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro verhängen.

Wenn weder eine schriftliche Aufforderung noch ein Verfahren durch die Arbeitsagentur hilft, dürfen Arbeitnehmende vor Gericht auf Erteilung der Bescheinigung klagen.

Eventuell machen sich uneinsichtige Arbeitgeber gegenüber Mitarbeitenden sogar schadenersatzpflichtig: wenn diese nur aufgrund der fehlenden Arbeitsbescheinigung kein oder ein niedrigeres Arbeitslosengeld erhalten.

Was tun, wenn die Arbeitsbescheinigung fehlerhaft ausgefüllt wurde?

Fehler in der Arbeitsbescheinigung können gravierende Folgen haben, etwa eine fälschlicherweise verhängte Sperrzeit oder ein zu niedrig berechnetes Arbeitslosengeld.

1. Prüfung: Vergleichen Sie die Angaben zum Bruttoentgelt mit Ihren Lohnabrechnungen und prüfen Sie den angegebenen Kündigungsgrund.

2. Korrekturaufforderung: Kontaktieren Sie den Arbeitgeber schriftlich und fordern Sie unter Fristsetzung (z. B. eine Woche) eine korrigierte Übermittlung via BEA.

3. Meldung beim Arbeitsamt: Informieren Sie Ihren Sachbearbeiter bei der Agentur für Arbeit über die Unstimmigkeiten. Die Behörde kann den Arbeitgeber offiziell zur Korrektur auffordern oder im Zweifelsfall eine eigene Ermittlung des Sachverhalts vornehmen.

Welche Vorschriften zum Datenschutz müssen beachtet werden?

Die Arbeitsbescheinigung enthält hochsensible personenbezogene Daten (Einkommen, Kündigungsgründe, Sozialversicherungsnummer).

• Zweckbindung: Die Daten dürfen nur zum Zweck der Leistungsberechnung durch die Bundesagentur für Arbeit verwendet werden.

• BEA-Datenschutz: Die elektronische Übermittlung erfolgt über gesicherte, verschlüsselte Leitungen (ITSG-zertifiziert).

• Informationspflicht: Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer darüber informieren, dass die Daten elektronisch an die Arbeitsagentur übermittelt werden. Ein Ausdruck der übermittelten Daten muss dem Arbeitnehmer ausgehändigt werden.

  
  

Bekommt man auch ohne Arbeitsbescheinigung ein Arbeitslosengeld?

Die Arbeitsbescheinigung ist zwar das primäre Beweismittel, aber die Agentur für Arbeit darf die Zahlung von Leistungen nicht dauerhaft verweigern, wenn der Arbeitgeber seiner Pflicht nicht nachkommt.

• Ersatzweise Glaubhaftmachung: Wenn der Arbeitgeber sich hartnäckig weigert, kann der Arbeitnehmer seine Ansprüche durch andere Dokumente nachweisen, wie zum Beispiel:

  • Lohn- und Gehaltsabrechnungen

  • Kündigungsschreiben oder Aufhebungsvertrag

  • Kontoauszüge über den Geldeingang

  • Sozialversicherungsnachweise

• Vorläufige Entscheidung: Das Arbeitsamt kann eine vorläufige Zahlung leisten, während es parallel ein Mahnverfahren (Zwangsgeld) gegen den ehemaligen Arbeitgeber einleitet, um die Bescheinigung zu erzwingen.

Vorlage: Aufforderung zur Ausstellung der Arbeitsbescheinigung

Betreff: Anforderung der Arbeitsbescheinigung gemäß § 312 SGB III

Sehr geehrte Damen und Herren,

mein Beschäftigungsverhältnis in Ihrem Unternehmen endete am [Datum].

Zur Beantragung von Leistungen bei der Bundesagentur für Arbeit benötige ich umgehend die entsprechende Arbeitsbescheinigung.Bitte übermitteln Sie die Daten zeitnah über das elektronische BEA-Verfahren an die Bundesagentur für Arbeit und lassen Sie mir die entsprechende Durchschrift für meine Unterlagen zukommen.

Ich bitte um Erledigung bis spätestens zum [Datum, ca. 7 Tage Frist].

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name]