Das Thema Abmahnung im Arbeitsrecht: Ein umfassender Leitfaden für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Die Abmahnung ist eines der am häufigsten genutzten und zugleich streitträchtigsten Instrumente im deutschen Arbeitsrecht. Sie fungiert als formeller Hinweis des Arbeitgebers auf ein vertragswidriges Verhalten und ist in den meisten Fällen die zwingende Voraussetzung für eine spätere verhaltensbedingte Kündigung. Sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer ist es daher von fundamentaler Bedeutung, die rechtlichen Rahmenbedingungen, Formvorschriften und Konsequenzen einer Abmahnung genau zu kennen.

In diesem Leitfaden betrachten wir das Thema Abmahnung im Detail, klären die Unterschiede zu milderen Mitteln, analysieren typische Abmahnungsgründe und zeigen auf, welche formalen Kriterien erfüllt sein müssen, damit eine Abmahnung vor dem Arbeitsgericht Bestand hat.

Was ist eine Abmahnung?

Eine Abmahnung im arbeitsrechtlichen Sinne ist die formale Rüge eines steuerbaren Fehlverhaltens eines Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber. Sie stellt eine missbilligende Belehrung dar, mit der der Arbeitgeber eine Verletzung der vertraglichen Pflichten beanstandet.

Die Abmahnung erfüllt im Kern drei wesentliche Funktionen, die kumulativ vorliegen müssen:

1. Die Rügefunktion (Dokumentationsfunktion): Der Arbeitgeber weist den Arbeitnehmer konkret auf ein bestimmtes Fehlverhalten hin. Das beanstandete Verhalten muss dabei so genau nach Datum, Uhrzeit und den genauen Umständen beschrieben werden, dass der Arbeitnehmer genau weiß, was ihm vorgeworfen wird.

2. Die Hinweisfunktion (Belehrungsfunktion): Der Arbeitgeber fordert den Arbeitnehmer unmissverständlich dazu auf, dieses konkrete Fehlverhalten in der Zukunft zu unterlassen und sich künftig wieder vertragskonform zu verhalten.

3. Die Warnfunktion: Dies ist das entscheidende Element einer echten Abmahnung. Der Arbeitgeber muss für den Fall einer Wiederholung des beanstandeten Verhaltens Konsequenzen für den Bestand des Arbeitsverhältnisses (bis hin zur Kündigung) androhen. Fehlt diese deutliche Warnung vor einer Kündigung, handelt es sich rechtlich nicht um eine Abmahnung.

   
   

Die rechtliche Grundlage für die Abmahnung ergibt sich unter anderem aus dem Verhältnismäßigkeitsprinzip im Kündigungsschutzgesetz ($§ 1$ KSchG). Eine Kündigung darf immer nur das letzte Mittel (Ultima Ratio) sein. Bevor das Arbeitsverhältnis beendet wird, muss dem Arbeitnehmer durch die Abmahnung die Chance gegeben werden, sein Verhalten zu korrigieren.

Abmahnung vs. Ermahnung: Was ist der Unterschied?

In der betrieblichen Praxis werden die Begriffe Abmahnung und Ermahnung häufig synonym verwendet. Aus arbeitsrechtlicher Sicht besteht jedoch ein gravierender Unterschied zwischen diesen beiden Instrumenten der Mitarbeiterführung.

Die Ermahnung

Eine Ermahnung (oft auch als Rüge, Belehrung oder Verwarnung bezeichnet) ist die mildere Variante. Hierbei beanstandet der Arbeitgeber ebenfalls ein Fehlverhalten des Arbeitnehmers und fordert ihn zur Besserung auf. Der entscheidende Unterschied zur Abmahnung liegt jedoch in der fehlenden Warnfunktion: Bei einer Ermahnung droht der Arbeitgeber nicht ausdrücklich mit Konsequenzen für den Fortbestand des Arbeitsverhältnisses oder einer Kündigung.

• Rechtliche Konsequenz: Eine Ermahnung reicht in der Regel nicht aus, um eine spätere verhaltensbedingte Kündigung vor dem Arbeitsgericht zu begründen. Sie dokumentiert lediglich, dass ein Thema besprochen wurde.

Die Abmahnung

Wie in Punkt 1 beschrieben, enthält die Abmahnung zwingend die Androhung kündigungsrechtlicher Konsequenzen. Sie ist eine deutlich schärfere Maßnahme und gilt als direkte Vorstufe zur Kündigung.

Merkmal	Ermahnung	Abmahnung
Rüge des Verhaltens	Ja	Ja
Aufforderung zur Besserung	Ja	Ja
Androhung von Kündigung	Nein	Ja
Kündigungsvoraussetzung	In der Regel nein	Ja

Arbeitnehmer sollten bei Erhalt eines entsprechenden Schreibens genau prüfen, ob die Warnfunktion enthalten ist. Arbeitgeber wiederum müssen darauf achten, die Warnung unmissverständlich zu formulieren, wenn sie sich die Option einer späteren Kündigung offenhalten wollen.

Welches Verhalten darf abgemahnt werden?

Eine Abmahnung ist nur dann rechtmäßig, wenn der Arbeitnehmer gegen seine arbeitsvertraglichen Pflichten verstoßen hat und dieses Verhalten für ihn steuerbar war. Das bedeutet, der Arbeitnehmer hätte das Verhalten willentlich vermeiden können.

Generell lassen sich die Pflichtverletzungen im Arbeitsverhältnis in zwei Hauptkategorien unterteilen: Verletzungen der Hauptleistungspflichten und Verletzungen der Nebenpflichten.

Typische abmahnbare Verhaltensweisen:

• Verstöße gegen die Arbeitszeit:

  • Wiederholtes Zuspätkommen oder vorzeitiges Verlassen des Arbeitsplatzes.

  • Eigenmächtige Überziehung von Pausenzeiten.

  • Nichtanzeige oder verspätete Anzeige einer Arbeitsunfähigkeit.

• Verstöße im Leistungsbereich:

  • Beharrliche Arbeitsverweigerung (Nichtausführung von Weisungen).

  • Mangelhafte Arbeitsleistung (sofern sie auf mangelndem Willen und nicht auf mangelndem Können beruht).

  • Verstoß gegen Sicherheitsvorschriften oder das Tragen vorgeschriebener Schutzkleidung.

• Störungen des Betriebsfriedens und Vertrauensbereichs:

  • Beleidigung von Vorgesetzten, Kollegen oder Kunden.

  • Ausländerfeindliche, sexistische oder rassistische Äußerungen im Betrieb.

  • Unerlaubte Nebentätigkeiten, die dem Arbeitgeber Konkurrenz machen.

  • Missbrauch von Betriebsmitteln.

Wichtig: Nicht abgemahnt werden kann ein Verhalten, das nicht im Einflussbereich des Arbeitnehmers liegt. Wenn ein Arbeitnehmer trotz größter Mühe eine geforderte Arbeitsmenge nicht schafft, weil ihm die nötige Qualifikation fehlt, liegt kein steuerbares Fehlverhalten vor. Hier ist eine Abmahnung unzulässig.

Abmahnungsgrund: Internet und Co. in der Arbeitszeit

Die Digitalisierung der Arbeitswelt hat zu neuen Konfliktpotenzialen geführt. Die private Nutzung von Internet, Smartphones, E-Mails und Social-Media-Kanälen während der Arbeitszeit ist einer der häufigsten Gründe für arbeitsrechtliche Abmahnungen in der heutigen Zeit.

Hierbei muss strikt zwischen zwei Szenarien unterschieden werden:

Szenario A: Ausdrückliches Verbot der privaten Nutzung

Hat der Arbeitgeber die private Nutzung von Internet, E-Mail-Accounts und Smartphones während der Arbeitszeit im Betrieb (oder im Homeoffice) ausdrücklich untersagt – sei es durch den Arbeitsvertrag, eine Betriebsvereinbarung oder eine Direktionsanweisung –, stellt jeder Verstoß eine Pflichtverletzung dar.

• In diesem Fall reicht bereits eine geringfügige Nutzung für eine Abmahnung aus.

• Bei exzessiver Nutzung trotz Verbots kann in schweren Fällen sogar eine direkte Kündigung ohne vorherige Abmahnung drohen.

Szenario B: Duldung oder Erlaubnis der privaten Nutzung

Häufig erlauben Arbeitgeber die private Nutzung in moderatem Rahmen oder dulden sie stillschweigend (sogenannte betriebliche Übung).

• Auch hier ist eine Abmahnung möglich, wenn die Nutzung ein solches Ausmaß annimmt, dass die arbeitsvertraglich geschuldete Arbeitsleistung erheblich beeinträchtigt wird.

• Wird durch die private Nutzung das System des Arbeitgebers durch Viren gefährdet oder werden illegale Inhalte heruntergeladen, rechtfertigt dies ebenfalls sofortige arbeitsrechtliche Konsequenzen.

Für Arbeitgeber empfiehlt es sich, klare und unmissverständliche Richtlinien (IT-Policies) aufzustellen, um Grauzonen und spätere Beweisprobleme zu vermeiden.

Wenn die Arbeitshaltung nicht stimmt

Ein besonders komplexes Feld für Abmahnungen ist der Bereich der sogenannten „Schlechtleistung“ (Low Performance) und einer mangelhaften Arbeitshaltung. Arbeitgeber stehen hier oft vor der Herausforderung, ungenügende Leistungen rechtssicher zu rügen.

Der Grundsatz im Arbeitsrecht lautet: Der Arbeitnehmer schuldet dem Arbeitgeber keinen messbaren Erfolg, sondern lediglich das Bemühen und das Zurverfügungstellen seiner Arbeitskraft. Er muss tun, was er sichtlich kann („subjektiver Leistungsbegriff“).

Wann ist eine Abmahnung wegen schlechter Arbeitshaltung möglich?

Eine Abmahnung ist dann zulässig, wenn der Arbeitnehmer seine vertraglichen Pflichten vorwerfbar verletzt. Das ist der Fall bei:

• Willentlicher Zurückhaltung der Arbeitsleistung: Der Arbeitnehmer könnte schneller oder besser arbeiten, tut dies aber aus mangelnder Motivation oder Arbeitsunlust nicht (Bummeltreik, "Dienst nach Vorschrift" im extremen Maße).

• Häufigen und vermeidbaren Flüchtigkeitsfehlern: Wenn Fehler auf mangelnde Konzentration oder Sorgfalt zurückzuführen sind, obwohl der Arbeitnehmer es besser weiß und kann.

• Missachtung von Arbeitsanweisungen: Wenn der Arbeitnehmer bewusst von vorgegebenen Arbeitsabläufen abweicht.

Die Beweislast des Arbeitgebers

Um eine Abmahnung wegen Schlechtleistung vor Gericht durchzusetzen, trifft den Arbeitgeber eine hohe Beweislast. Er muss anhand konkreter Zahlen, Daten und Fakten nachweisen, dass die Leistung des Abgemahnten deutlich unter der Durchschnittsleistung vergleichbarer Arbeitnehmer im Betrieb liegt (sogenannte Dokumentation der Minderleistung). Pauschale Vorwürfe wie „Sie arbeiten zu langsam“ reichen für eine wirksame Abmahnung nicht aus.

Abmahnung wegen Krankheit

Eine der hartnäckigsten Mythen im Arbeitsrecht besagt, dass man während einer Krankheit nicht abgemahnt oder gekündigt werden darf. Dies ist rechtlich nicht korrekt. Allerdings muss sehr genau differenziert werden, was im Zusammenhang mit einer Krankheit abgemahnt werden darf.

Was darf NICHT abgemahnt werden?

Die Krankheit selbst ist kein steuerbares Verhalten. Da der Arbeitnehmer nicht willentlich krank wird, kann das bloße Kranksein oder die Tatsache, dass er arbeitsunfähig ist, niemals Gegenstand einer Abmahnung sein. Eine Abmahnung wegen der Fehlzeiten als solchen ist daher unzulässig.

Was darf abgemahnt werden? (Die Nebenpflichten)

Abgemahnt werden können jedoch Verstöße gegen die sogenannten Anzeige- und Nachweispflichten im Krankheitsfall gemäß dem Entgeltfortzahlungsgesetz ($§ 5$ EFZG) oder arbeitsvertraglichen Regelungen:

1. Verstoß gegen die Meldepflicht: Der Arbeitnehmer muss dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich (in der Regel vor oder zu Beginn der regulären Arbeitszeit am ersten Tag) mitteilen. Verspätete Krankmeldungen sind ein klassischer Abmahnungsgrund.

2. Verstoß gegen die Nachweispflicht: Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, hat der Arbeitnehmer eine ärztliche Bescheinigung (eAU) vorzulegen (sofern der Arbeitgeber diese nicht schon ab dem ersten Tag verlangen darf). Wird diese Frist schuldhaft versäumt, rechtfertigt dies eine Abmahnung.

3. Genesungswidriges Verhalten: Ein Arbeitnehmer muss alles tun, um möglichst schnell wieder gesund zu werden. Betreibt er während der Krankschreibung Aktivitäten, die den Heilungsprozess nachweislich verzögern oder gefährden (z. B. schwere Gartenarbeit trotz attestiertem Bandscheibenvorfall), kann dies abgemahnt werden.

Wie eine Abmahnung aussehen muss

Damit eine Abmahnung ihre volle rechtliche Wirkung entfaltet und im Falle eines späteren Kündigungsschutzprozesses vom Arbeitsgericht anerkannt wird, muss sie strengen formalen und inhaltlichen Kriterien genügen. Formfehler führen unweigerlich zur Unwirksamkeit der Abmahnung.

Formale Anforderungen

• Schriftform empfohlen: Das Gesetz schreibt für die Abmahnung grundsätzlich keine Schriftform vor; sie kann rein rechtlich auch mündlich ausgesprochen werden. Aus Beweisgründen ist die Schriftform in der Praxis jedoch zwingend geboten. Eine mündliche Abmahnung lässt sich vor Gericht kaum rechtssicher nachweisen.

• Zugang beim Empfänger: Die Abmahnung muss dem Arbeitnehmer zugehen. Dies geschieht am sichersten durch persönliche Übergabe gegen Empfangsbestätigung oder durch Einwurf in den Briefkasten unter Zeugen.

Inhaltliche Anforderungen (Die 4-Elemente-Regel)

Eine rechtssichere Abmahnung muss zwingend folgende vier Elemente enthalten:

1. Genaue Sachverhaltsbeschreibung: Der Vorwurf muss konkretisiert werden. Pauschale Begriffe wie „unpünktlich“ oder „unhöflich“ reichen nicht aus. Es muss heißen: „Sie sind am 12.03.2026 erst um 08:45 Uhr statt wie vereinbart um 08:00 Uhr zur Arbeit erschienen.“

2. Rüge der Pflichtverletzung: Es muss klargestellt werden, gegen welche vertragliche Pflicht der Arbeitnehmer damit verstoßen hat.

3. Aufforderung zur Verhaltensänderung: Der Arbeitnehmer muss unmissverständlich aufgefordert werden, dieses Verhalten künftig zu unterlassen.

4. Die Warnfunktion (Kündigungsandrohung): Der Text muss den Hinweis enthalten, dass im Wiederholungsfall das Arbeitsverhältnis gefährdet ist und eine Kündigung droht. Beispielhafte Formulierung: „Sollten Sie erneut gegen Ihre vertraglichen Pflichten verstoßen, müssen Sie mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen bis hin zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses rechnen.“

Fehlt nur eines dieser Elemente, ist das Schreiben rechtlich keine Abmahnung, sondern lediglich eine Ermahnung.

Abmahnung und Kündigung

Die Abmahnung gilt im deutschen Arbeitsrecht als das klassische Vorstadium einer verhaltensbedingten Kündigung. Das Kündigungsschutzgesetz ($§ 1$ Abs. 2 KSchG) besagt, dass eine Kündigung sozial ungerechtfertigt ist, wenn sie nicht durch Gründe, die in der Person oder in dem Verhalten des Arbeitnehmers liegen, oder durch dringende betriebliche Erfordernisse bedingt ist.

Das Prinzip der Verhältnismäßigkeit

Eine verhaltensbedingte Kündigung setzt in der Regel eine einschlägige, vorherige Abmahnung voraus. Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer durch die Abmahnung eine Warnung erteilt und ihm die Chance gegeben haben, sein Verhalten zu ändern.

Wann sind mehrere Abmahnungen erforderlich?

Es gibt keinen gesetzlichen Automatismus, dass nach genau drei Abmahnungen gekündigt werden darf. Die Anzahl der erforderlichen Abmahnungen hängt von der Schwere des jeweiligen Pflichtverstoßes ab:

• Bei schweren Pflichtverletzungen reicht oft eine einzige Abmahnung aus, bevor bei einem erneuten Verstoß gekündigt werden kann.

• Bei leichteren Verstößen (z. B. geringfügiges Zuspätkommen) können mehrere Abmahnungen erforderlich sein.

• Vorsicht vor Entwertung: Spricht ein Arbeitgeber wegen desselben Fehlverhaltens immer wieder neue Abmahnungen aus, ohne jemals die angedrohte Kündigung folgen zu lassen, verliert die Abmahnung ihre Warnfunktion. Sie wird „entwertet“, und das Gericht könnte eine spätere Kündigung für unwirksam erklären, weil der Arbeitnehmer die Drohung nicht mehr ernst nehmen musste.

Kündigung ohne vorherige Abmahnung

In extremen Ausnahmefällen ist eine verhaltensbedingte Kündigung (oft als außerordentliche, fristlose Kündigung nach $§ 626$ BGB) auch ohne vorherige Abmahnung zulässig. Dies ist dann der Fall, wenn die Pflichtverletzung so schwerwiegend ist, dass dem Arbeitgeber die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses selbst für die Dauer der Kündigungsfrist unzumutbar ist und eine Wiederherstellung des Vertrauens ausgeschlossen ist.

• Beispiele: Schwerer Diebstahl oder Unterschlagung zulasten des Arbeitgebers, Tätlichkeiten gegen Kollegen oder Vorgesetzte, nachgewiesener Arbeitszeitbetrug.

Die Rolle des Betriebsrats

Existiert im Unternehmen ein Betriebsrat, ergeben sich im Zusammenhang mit Abmahnungen spezifische rechtliche Fragestellungen. Die Beteiligungsrechte des Betriebsrats sind im Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) geregelt.

Kein Mitbestimmungsrecht bei der einzelnen Abmahnung

Entgegen einer weit verbreiteten Meinung hat der Betriebsrat bei der Erteilung einer individuellen Abmahnung an einen einzelnen Arbeitnehmer kein direktes Mitbestimmungsrecht. Der Arbeitgeber muss den Betriebsrat vor Ausspruch der Abmahnung weder informieren noch dessen Zustimmung einholen. Die Abmahnung fällt unter das alleinige Direktions- und Weisungsrecht des Arbeitgebers.

Das Beschwerderecht des Arbeitnehmers ($§ 84$, $§ 85$ BetrVG)

Fühlt sich ein Arbeitnehmer durch eine Abmahnung ungerechtfertigt behandelt, hat er das Recht, sich beim Betriebsrat zu beschweren.

• Der Betriebsrat hat die Beschwerde entgegenzunehmen und zu prüfen.

• Erachtet der Betriebsrat die Beschwerde für begründet, hat er beim Arbeitgeber auf Abhilfe (z. B. Rücknahme oder Abänderung der Abmahnung) hinzuwirken.

Einsichtsrecht in die Personalakte ($§ 83$ BetrVG)

Der Arbeitnehmer hat das Recht, die über ihn geführten Personalakten einzusehen. Er kann hierzu ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen. Das Betriebsratsmitglied ist über den Inhalt der Personalakte zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Mitbestimmung bei allgemeinen Richtlinien

Sollten im Betrieb allgemeine Richtlinien über die Durchführung von Abmahnungen oder standardisierte Abmahnungsbögen eingeführt werden, handelt es sich um Fragen der betrieblichen Ordnung gemäß $§ 87$ Abs. 1 Nr. 1 BetrVG. In diesem Fall hat der Betriebsrat ein echtes Mitbestimmungsrecht.

Abmahnung durch den Arbeitnehmer

In der weit überwiegenden Zahl der Fälle ist es der Arbeitgeber, der eine Abmahnung ausspricht. Das Arbeitsrecht ist jedoch keine Einbahnstraße: Auch der Arbeitnehmer hat das Recht, den Arbeitgeber abzumahnen, wenn dieser gegen seine vertraglichen Pflichten verstößt.

Das Arbeitsverhältnis ist ein gegenseitiges Schuldverhältnis, aus dem beide Parteien Rechte und Pflichten ableiten.

Typische Gründe für eine Abmahnung durch den Arbeitnehmer:

1. Zahlungsverzug: Der Arbeitgeber zahlt das vereinbarte Gehalt nicht pünktlich oder behält es unberechtigt ein. Dies ist der häufigste Grund für eine Abmahnung durch den Arbeitnehmer.

2. Verstoß gegen den Arbeitsschutz: Der Arbeitgeber stellt erforderliche Schutzausrüstung nicht zur Verfügung oder missachtet gesetzliche Ruhezeiten und Arbeitssicherheitsvorschriften.

3. Verletzung der Fürsorgepflicht: Der Arbeitgeber unternimmt trotz Kenntnis nichts gegen Mobbing oder sexuelle Belästigung am Arbeitsplatz durch Kollegen oder Vorgesetzte.

4. Nichtgewährung von Urlaub: Der Arbeitgeber verweigert den gesetzlich oder vertraglich zustehenden Urlaub ohne dringende betriebliche Gründe.

Zweck und Konsequenz für den Arbeitnehmer

Auch hier gilt dieselbe Systematik: Der Arbeitnehmer muss den Verstoß konkret rügen und für den Wiederholungsfall Konsequenzen androhen.

• Wichtige Konsequenz: Die Abmahnung des Arbeitgebers durch den Arbeitnehmer ist in der Regel die zwingende Voraussetzung dafür, dass der Arbeitnehmer das Arbeitsverhältnis seinerseits fristlos aus wichtigem Grund gemäß $§ 626$ BGB kündigen kann.

• Kündigt der Arbeitnehmer nach erfolgloser Abmahnung wegen eines vertragswidrigen Verhaltens des Arbeitgebers fristlos, steht ihm häufig ein Anspruch auf Schadensersatz wegen der Auflösung des Arbeitsverhältnisses zu (z. B. Abfindung in Anlehnung an das KSchG).